Wissensbereich
Prompt-Vorlagen für den Arbeitsalltag
Kopierfertige Vorlagen für die häufigsten Aufgaben – von der E-Mail bis zum Protokoll. Platzhalter ausfüllen, einfügen, Ergebnis prüfen. Damit Künstliche Intelligenz im Unternehmen praktisch und verantwortungsvoll genutzt wird.
So schreiben Sie einen guten Prompt
Fünf Bausteine machen aus einer vagen Anfrage ein brauchbares Ergebnis. Nicht jeder Prompt braucht alle fünf – aber je konkreter Sie sind, desto besser wird die Antwort. Die Vorlagen unten sind werkzeugunabhängig und funktionieren in ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini & Co.
1Rolle — Wer soll antworten?„Du bist erfahrene:r Vertriebsleiter:in …" gibt der Antwort Perspektive und Fachlichkeit.
2Aufgabe — Was genau tun?Ein klares Verb: zusammenfassen, formulieren, prüfen, gliedern, vergleichen.
3Kontext — Was muss die KI wissen?Zielgruppe, Hintergrund, das Ausgangsmaterial. Ohne Kontext rät die KI.
4Format — Wie soll es aussehen?Länge, Stichpunkte vs. Fließtext, Tabelle, Betreff + Text, max. Wörter.
5Ton — In welchem Stil?Förmlich/„Sie", locker, sachlich, freundlich-bestimmt. Passend zur Marke.
Sicher und rechtskonform bleiben
KI-Werkzeuge sind hilfreich – aber ein paar Regeln entscheiden darüber, ob der Einsatz auch sicher und rechtskonform ist. Drei Punkte gehören vor jedes Einfügen.
Vor dem Einfügen: drei Regeln
- Keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten in öffentliche KI-Tools eingeben – anonymisieren oder Platzhalter nutzen (Art. 5/6 DSGVO, Betriebsgeheimnisse).
- Ergebnis immer prüfen (Human-in-the-Loop). KI kann überzeugend falsch liegen. Fakten, Zahlen und Namen gegenchecken, bevor etwas rausgeht.
- KI-Nutzung transparent machen, wo es zählt – z. B. bei extern veröffentlichten Texten oder Chatbots (EU AI Act, Art. 50).
Kategorie A
Kommunikation & E-Mail
E-Mails, Antworten und heikle Nachrichten – schneller formuliert, ohne den richtigen Ton zu verlieren.
Professionelle E-Mail schreiben
Aus Stichpunkten eine fertige, höfliche E-Mail machen.
Vorlage
Du bist Assistenz im Büro und schreibst im Namen von [Name/Firma].
Schreibe eine E-Mail an [Empfänger:in] mit diesem Ziel: [Anliegen in 1–2 Sätzen].
Diese Punkte müssen vorkommen: [Stichpunkte].
Ton: förmlich, „Sie", freundlich. Länge: kurz, max. 150 Wörter.
Gib Betreff und Text aus.
Schreibe eine E-Mail an [Empfänger:in] mit diesem Ziel: [Anliegen in 1–2 Sätzen].
Diese Punkte müssen vorkommen: [Stichpunkte].
Ton: förmlich, „Sie", freundlich. Länge: kurz, max. 150 Wörter.
Gib Betreff und Text aus.
Beispiel-Einsetzung
… Ziel: Um einen Termin für nächste Woche bitten. Punkte: Projektstand besprechen, 30 Min, per Videocall, Mo–Mi bevorzugt.
Tipp„Gib mir 2 Varianten" liefert Auswahl statt nur einer Version.
Auf eine E-Mail antworten
Passende Antwort auf eine erhaltene Nachricht entwerfen.
Vorlage
Hier ist eine E-Mail, die ich erhalten habe:
"""
[E-Mail-Text einfügen]
"""
Entwirf eine Antwort. Mein Ziel: [was ich erreichen will].
Berücksichtige: [Fakten/Rahmenbedingungen].
Ton: verbindlich und „Sie". Halte es knapp.
"""
[E-Mail-Text einfügen]
"""
Entwirf eine Antwort. Mein Ziel: [was ich erreichen will].
Berücksichtige: [Fakten/Rahmenbedingungen].
Ton: verbindlich und „Sie". Halte es knapp.
Beispiel-Einsetzung
… Ziel: Zusage geben, aber Liefertermin um eine Woche verschieben. Berücksichtige: Urlaub des Teams bis 15.09.
TippVertrauliche Namen/Zahlen vor dem Einfügen durch Platzhalter ersetzen.
Heikle Nachricht formulieren
Reklamation, Absage oder Erinnerung — sachlich und deeskalierend.
Vorlage
Formuliere eine [Absage / Reklamation / Zahlungserinnerung].
Situation: [was ist passiert].
Ziel: professionell bleiben, die Beziehung nicht belasten, klare nächste Schritte nennen.
Vermeide Vorwürfe und Floskeln. Ton: freundlich, aber bestimmt.
Situation: [was ist passiert].
Ziel: professionell bleiben, die Beziehung nicht belasten, klare nächste Schritte nennen.
Vermeide Vorwürfe und Floskeln. Ton: freundlich, aber bestimmt.
Beispiel-Einsetzung
… Reklamation: gelieferte Ware war beschädigt. Ziel: Ersatzlieferung bis Freitag, ohne den Lieferanten zu verprellen.
Tipp„Erkläre kurz, warum du so formuliert hast" hilft beim Lernen.
Text umformulieren & Ton anpassen
Vorhandenen Text kürzer, klarer oder anders im Ton.
Vorlage
Formuliere den folgenden Text um.
Ziel: [kürzer / verständlicher / förmlicher / lockerer].
Behalte alle Fakten bei, erfinde nichts dazu.
Text:
"""
[Text einfügen]
"""
Ziel: [kürzer / verständlicher / förmlicher / lockerer].
Behalte alle Fakten bei, erfinde nichts dazu.
Text:
"""
[Text einfügen]
"""
Beispiel-Einsetzung
… Ziel: auf die Hälfte kürzen und für Nicht-Fachleute verständlich machen.
Tipp„Erfinde nichts dazu" reduziert Halluzinationen spürbar.
Kategorie B
Texte, Inhalte & Sprache
Zusammenfassen, übersetzen, umformulieren und erste Textentwürfe – als Ausgangspunkt, den Sie selbst schärfen.
Langen Text zusammenfassen
Dokument, Artikel oder Bericht auf das Wesentliche.
Vorlage
Fasse den folgenden Text zusammen für [Zielgruppe, z. B. Geschäftsführung].
Format: 5 Stichpunkte + 1 Satz Fazit.
Hebe Entscheidungen, Risiken und offene Punkte hervor.
Text:
"""
[Text einfügen]
"""
Format: 5 Stichpunkte + 1 Satz Fazit.
Hebe Entscheidungen, Risiken und offene Punkte hervor.
Text:
"""
[Text einfügen]
"""
Beispiel-Einsetzung
… Zielgruppe: Teamleitung, die den Bericht nicht ganz lesen wird. Format: 3 Kernaussagen + nächste Schritte.
Tipp„Nenne nur, was im Text steht" verhindert Erfundenes.
Übersetzen mit Kontext
Nicht nur wörtlich — passend zu Zielgruppe und Fachbegriffen.
Vorlage
Übersetze den Text ins [Sprache].
Kontext: [wofür / welche Branche].
Behalte Fachbegriffe korrekt, Ton: geschäftlich, „Sie".
Unklare Stellen markieren statt raten.
Text:
"""
[Text einfügen]
"""
Kontext: [wofür / welche Branche].
Behalte Fachbegriffe korrekt, Ton: geschäftlich, „Sie".
Unklare Stellen markieren statt raten.
Text:
"""
[Text einfügen]
"""
Beispiel-Einsetzung
… ins Englische, Kontext: Angebots-E-Mail an einen Industriekunden. Fachbegriffe aus der Fertigung.
TippBei Verträgen/Recht: Übersetzung immer fachlich prüfen lassen.
Social-Media- / LinkedIn-Post
Aus einer Nachricht einen Post mit Haltung machen.
Vorlage
Schreibe einen LinkedIn-Post zum Thema: [Thema/Anlass].
Kernbotschaft: [was sollen Leser mitnehmen].
Zielgruppe: [wer]. Länge: 120–160 Wörter, mit Hook in Zeile 1.
Kein Werbe-Sprech, keine übertriebenen Emojis. 3 passende Hashtags am Ende.
Kernbotschaft: [was sollen Leser mitnehmen].
Zielgruppe: [wer]. Länge: 120–160 Wörter, mit Hook in Zeile 1.
Kein Werbe-Sprech, keine übertriebenen Emojis. 3 passende Hashtags am Ende.
Beispiel-Einsetzung
… Thema: EU AI Act – was der Mittelstand jetzt tun sollte. Botschaft: früh anfangen, klein starten.
Tipp„Gib mir 3 verschiedene Hooks" – dann besten auswählen.
Website- / Blog-Text entwerfen
Erste Fassung für eine Seite oder einen Beitrag.
Vorlage
Schreibe einen Entwurf für [Seite/Beitrag] zum Thema [Thema].
Zielgruppe: [wer]. Ziel der Seite: [informieren/verkaufen].
Struktur: H1, 3–4 Abschnitte mit Zwischenüberschriften, am Ende ein klarer nächster Schritt.
Sachlich, ohne Übertreibungen. Ich prüfe und ergänze Fakten selbst.
Zielgruppe: [wer]. Ziel der Seite: [informieren/verkaufen].
Struktur: H1, 3–4 Abschnitte mit Zwischenüberschriften, am Ende ein klarer nächster Schritt.
Sachlich, ohne Übertreibungen. Ich prüfe und ergänze Fakten selbst.
Beispiel-Einsetzung
… Seite „Leistungen", Zielgruppe: Geschäftsführung KMU, Ziel: informieren + Kontaktanfrage auslösen.
TippEntwurf als Ausgangspunkt sehen, nicht als fertigen Text.
Kategorie C
Meetings & Organisation
Aus Notizen werden Protokolle, To-do-Listen und Checklisten – Struktur in wenigen Sekunden.
Protokoll aus Notizen
Aus rohen Stichpunkten ein sauberes Ergebnisprotokoll.
Vorlage
Erstelle aus meinen Notizen ein Ergebnisprotokoll.
Struktur: Teilnehmende, Themen, Beschlüsse, To-dos (mit Verantwortlichen & Frist), offene Punkte.
Formuliere sachlich. Ergänze nichts, was nicht in den Notizen steht.
Notizen:
"""
[Stichpunkte einfügen]
"""
Struktur: Teilnehmende, Themen, Beschlüsse, To-dos (mit Verantwortlichen & Frist), offene Punkte.
Formuliere sachlich. Ergänze nichts, was nicht in den Notizen steht.
Notizen:
"""
[Stichpunkte einfügen]
"""
Beispiel-Einsetzung
… Notizen: „Budget freigegeben, Anna macht Angebot bis Fr, Website-Launch offen, nächster Termin 12.9."
TippNamen ok, sensible Details lieber weglassen oder kürzen.
To-dos aus Text extrahieren
Aus einer E-Mail oder Notiz alle Aufgaben herausziehen.
Vorlage
Lies den folgenden Text und liste alle Aufgaben als Tabelle:
Aufgabe | Verantwortlich | Frist.
Nur, was tatsächlich zu tun ist. Unklare Fristen als „offen" markieren.
Text:
"""
[Text einfügen]
"""
Aufgabe | Verantwortlich | Frist.
Nur, was tatsächlich zu tun ist. Unklare Fristen als „offen" markieren.
Text:
"""
[Text einfügen]
"""
Beispiel-Einsetzung
… aus dem Meeting-Protokoll oder einem langen E-Mail-Verlauf.
TippTabellen lassen sich direkt nach Excel/Notion kopieren.
Checkliste / Ablauf (SOP)
Wiederkehrenden Prozess als klare Schritt-für-Schritt-Liste.
Vorlage
Erstelle eine Checkliste für den Ablauf: [Prozess, z. B. neuen Mitarbeiter einarbeiten].
Zielgruppe: [wer nutzt die Liste].
Format: nummerierte Schritte, je Schritt ein Satz, kritische Punkte fett.
Frage mich am Ende, was noch fehlt.
Zielgruppe: [wer nutzt die Liste].
Format: nummerierte Schritte, je Schritt ein Satz, kritische Punkte fett.
Frage mich am Ende, was noch fehlt.
Beispiel-Einsetzung
… Prozess: DSGVO-konformes Onboarding eines KI-Tools im Team.
Tipp„Frage mich, was fehlt" macht die Liste vollständiger.
Präsentation gliedern
Struktur und Kernbotschaften vor dem Folienbau.
Vorlage
Entwirf eine Gliederung für eine Präsentation.
Thema: [Thema]. Dauer: [Minuten]. Publikum: [wer].
Ziel: [was sollen sie danach tun/denken].
Gib je Folie: Titel + 1 Kernaussage + Stichpunkte. Starke Eröffnung und klarer Abschluss.
Thema: [Thema]. Dauer: [Minuten]. Publikum: [wer].
Ziel: [was sollen sie danach tun/denken].
Gib je Folie: Titel + 1 Kernaussage + Stichpunkte. Starke Eröffnung und klarer Abschluss.
Beispiel-Einsetzung
… Thema: KI-Kompetenz im Team aufbauen, 15 Min, Publikum: Abteilungsleitungen.
TippErst Gliederung freigeben, dann Folien texten lassen.
Kategorie D
Analyse, Recherche & Daten
Entscheidungen abwägen, Formeln verstehen, FAQ und Ideen strukturieren – mit Ihren Zahlen, nicht denen der KI.
Pro/Contra & Entscheidungshilfe
Eine anstehende Entscheidung strukturiert abwägen.
Vorlage
Ich stehe vor der Entscheidung: [Optionen].
Kontext & Ziel: [worum geht es, was ist mir wichtig].
Stelle Vor- und Nachteile je Option als Tabelle gegenüber.
Nenne 3 Fragen, die ich vor der Entscheidung klären sollte. Keine Empfehlung ohne Begründung.
Kontext & Ziel: [worum geht es, was ist mir wichtig].
Stelle Vor- und Nachteile je Option als Tabelle gegenüber.
Nenne 3 Fragen, die ich vor der Entscheidung klären sollte. Keine Empfehlung ohne Begründung.
Beispiel-Einsetzung
… Optionen: KI-Tool A vs. B einführen. Wichtig: Datenschutz, Preis, Akzeptanz im Team.
TippDie KI kennt Ihre internen Zahlen nicht — die kommen von Ihnen.
Excel-Formel erstellen & erklären
Formel bekommen oder eine vorhandene verstehen.
Vorlage
Ich nutze [Excel / Google Sheets].
Ich möchte: [was soll die Formel tun].
Meine Daten stehen in [Spalten/Bereich, z. B. A2:A100].
Gib die Formel und erkläre sie in einem Satz. Nenne eine Alternative, falls es eine gibt.
Ich möchte: [was soll die Formel tun].
Meine Daten stehen in [Spalten/Bereich, z. B. A2:A100].
Gib die Formel und erkläre sie in einem Satz. Nenne eine Alternative, falls es eine gibt.
Beispiel-Einsetzung
… Umsatz je Kunde summieren, Kundennamen in A, Beträge in B.
TippFormel an einer Beispielzeile testen, bevor Sie sie überall anwenden.
FAQ aus einem Dokument
Aus einem Text die typischen Fragen & Antworten ableiten.
Vorlage
Erstelle aus dem folgenden Text [Anzahl] häufige Fragen mit kurzen Antworten (FAQ).
Antworten nur auf Basis des Textes, nichts hinzufügen.
Formuliere die Fragen so, wie Kund:innen sie wirklich stellen würden.
Text:
"""
[Text einfügen]
"""
Antworten nur auf Basis des Textes, nichts hinzufügen.
Formuliere die Fragen so, wie Kund:innen sie wirklich stellen würden.
Text:
"""
[Text einfügen]
"""
Beispiel-Einsetzung
… 6 Fragen aus den AGB oder der Leistungsbeschreibung.
TippIdeal für Website-FAQ – hilft zusätzlich bei Google.
Ideen strukturiert sammeln
Brainstorming mit Struktur statt wahllos.
Vorlage
Ich brauche Ideen für: [Ziel/Problem].
Rahmen: [Budget, Zeit, Zielgruppe].
Gib 10 Ideen, gruppiert in „schnell umsetzbar" und „größer".
Zu den 3 besten je ein Satz, warum sie passen. Frag nach, wenn dir Infos fehlen.
Rahmen: [Budget, Zeit, Zielgruppe].
Gib 10 Ideen, gruppiert in „schnell umsetzbar" und „größer".
Zu den 3 besten je ein Satz, warum sie passen. Frag nach, wenn dir Infos fehlen.
Beispiel-Einsetzung
… Ideen, um die Rücklaufquote unserer Kundenumfrage zu erhöhen.
Tipp„Frag nach" verhindert generische Ideen ohne Bezug.
Kurz und klar: was gut funktioniert – und was nicht
Die wichtigsten Punkte auf einen Blick – zum Merken und Weitergeben im Team.
✓ Machen
- Kontext geben – Zielgruppe, Ziel, Ausgangsmaterial.
- Format vorgeben – Länge, Stichpunkte, Tabelle, „Sie".
- Nachschärfen: „kürzer", „förmlicher", „gib 2 Varianten".
- Ergebnisse gegenprüfen, besonders Zahlen, Namen, Zitate.
- Sensible Inhalte anonymisieren oder mit Platzhaltern arbeiten.
✕ Vermeiden
- Personenbezogene oder vertrauliche Daten in öffentliche Tools.
- Antworten ungeprüft übernehmen und weiterleiten.
- Vage Ein-Wort-Prompts („Text schreiben") ohne Kontext.
- KI als Faktenquelle für Recht/Medizin/Finanzen ohne Prüfung.
- Erfundene Quellen oder Zahlen unhinterfragt glauben.